# Inbox Zero pour la gestion des cotations & suivis de commande

> Présentation fonctionnelle basée sur la **documentation officielle** d'Inbox Zero.
> Objectif : **trier** les emails entrants, **préparer les réponses** (cotations,
> suivis de commande), et faire travailler **plusieurs membres de l'équipe sur la
> même boîte**.

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## 1. Le besoin

| Besoin métier | Réponse Inbox Zero |
|---|---|
| Trier automatiquement les emails (cotation, commande, facture, spam…) | **AI Personal Assistant** (règles + labels) |
| Préparer des brouillons de réponse aux demandes de cotation | Action **Draft Email** avec génération IA `{{prompt}}` |
| Ne jamais rater un suivi de commande / une relance | **Reply Zero** (labels `To Reply` / `Awaiting Reply` + Nudge) |
| Plusieurs staffs sur la même mailbox | **Délégation Gmail** + Inbox Zero comme couche IA partagée |
| Piloter le tout sans menus | **AI Chat** (langage naturel, aussi via Slack/Telegram) |

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## 2. Les 4 piliers qui répondent au besoin

### 🗂️ A. AI Personal Assistant — le moteur de tri & d'actions
Le cœur du produit. On définit des **règles** ; l'IA évalue chaque email entrant et
déclenche des **actions**.

**Une règle = Conditions + Actions.**

- **Conditions**
  - *AI Conditions* : une instruction en langage naturel, ex. `"Applique cette
    règle si l'email est une demande de devis/cotation."`
  - *Static Conditions* : champs fixes (From, To, Subject), ex. `From: @client.com`.
- **Actions disponibles** : `Archive`, `Label`, `Reply`, `Forward`, `Send Email`,
  **`Draft Email`**, `Mark Read`, `Mark Spam`, `Move to Folder`, `Call Webhook`,
  **`Delayed Actions`** (action différée dans le temps), **`Digest`**.

**Apprentissage** : les *Learned Patterns* s'ajustent dans le temps. Une règle se
teste (onglet *Test*) et se corrige (onglet *History* → bouton *Fix* pour expliquer
pourquoi un email n'aurait pas dû matcher).

> 🔒 **Important pour une équipe** : l'action **`Draft Email`** crée un **brouillon**
> que l'humain relit et envoie — idéale pour les cotations (on ne veut jamais
> qu'un prix parte tout seul). Réserver `Reply`/`Send Email` (envoi automatique) aux
> cas à faible risque (accusés de réception).

### ✅ B. Reply Zero — ne rien rater
Système à double label, synchronisé dans Gmail/Outlook :
- **`To Reply`** : emails qui attendent **notre** réponse.
- **`Awaiting Reply`** : threads où **on** attend une réponse du client (suivi).
- **`Nudge`** : l'IA rédige une **relance** quand une conversation stagne ; filtrage
  par ancienneté (ex. > 7 jours) pour traiter les plus vieux d'abord.
- **`Mark Done`** : sort le thread de la file.

> 🎯 **Parfait pour les cotations & commandes** : un devis envoyé passe en
> *Awaiting Reply* → relance automatique proposée si le client ne répond pas ;
> une demande entrante passe en *To Reply* → visible par toute l'équipe.

### 💬 C. AI Chat — piloter en langage naturel
Gérer boîte, règles et réglages par conversation (bouton *Assistant*, ou via
**Slack/Telegram**). Exemples :
- « Label les emails de devis et archive les newsletters »
- « Pourquoi cet email a-t-il été archivé ? »
- « Mets en place un digest quotidien dans Slack »

### 📰 D. Email Digest — réduire le bruit
Regroupe les emails à faible priorité (newsletters, notifications) en **un résumé**
quotidien ou hebdomadaire, au lieu de polluer la boîte. Se configure en ajoutant
l'action **`Digest`** à une règle.

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## 3. Triage des emails — règles concrètes

Exemples de règles à créer pour le contexte cotation / commande :

| Règle | Condition (AI ou statique) | Actions |
|---|---|---|
| **Cotation entrante** | *AI* : « demande de devis, prix, quotation, RFQ » | `Label: Cotation` + `Draft Email` (cf. §4) + Reply Zero `To Reply` |
| **Suivi de commande** | *AI* : « question sur une commande existante, statut, livraison, tracking » | `Label: Suivi commande` + `To Reply` |
| **Facture / compta** | *AI* : « facture, paiement, relance de paiement » | `Label: Compta` + `Forward` au comptable |
| **Fournisseur connu** | *Static* : `From: @fournisseur.com` | `Label: Fournisseur` |
| **Newsletter / promo** | *AI* : « newsletter, promotion marketing » | `Digest` (résumé quotidien) |
| **Cold email** | *Cold Email Blocker* (module dédié) | `Label: Cold` + `Archive` |

> Astuce : commence par **décrire** ces règles à l'AI Chat (« crée une règle qui
> labellise les demandes de devis et prépare un brouillon ») — il génère la règle,
> tu affines ensuite.

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## 4. Préparer les réponses — brouillons IA

L'action **`Draft Email`** accepte du texte mixte : le texte hors `{{ }}` reste fixe,
le texte dans `{{ }}` est **généré par l'IA** selon l'email reçu.

**Exemple — accusé de réception d'une demande de cotation :**
```
Bonjour {{prénom du client}},

Merci pour votre demande. {{récapitule en une phrase ce qui est demandé}}

{{si des informations manquent pour chiffrer (quantité, délai, référence,
adresse de livraison), demande-les poliment ; sinon indique qu'une cotation
suit sous 24-48h}}

Bien cordialement,
L'équipe ADVMFR
```

**Exemple — relance de suivi de commande (via Nudge ou règle différée) :**
```
Bonjour {{prénom}},

{{rappelle la commande concernée et propose un point sur le statut/la livraison}}

Restant à disposition,
```

Pour des réponses **précises et cohérentes** sur toute l'équipe :
- renseigner le **contexte « About you » / base de connaissance** de l'assistant
  (qui vous êtes, vos délais types, conditions, ton) ;
- l'**intégration Calendar** permet à l'IA de tenir compte des disponibilités pour
  proposer des créneaux (utile pour les rendez-vous commerciaux).

> Le brouillon apparaît dans Gmail/Outlook : **n'importe quel staff délégué le
> relit, ajuste le prix, et envoie**.

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## 5. Plusieurs staffs sur la même mailbox ⚠️

**À cadrer clairement** : Inbox Zero **n'a pas** de gestion multi-utilisateurs native
d'une boîte partagée. C'est une **couche d'enrichissement IA par-dessus la
délégation Gmail** — *« Since delegated inboxes are real Gmail accounts, they work
seamlessly with AI assistants like Inbox Zero »*.

### Le modèle recommandé : boîte **déléguée** Gmail
1. Créer/utiliser une boîte partagée (ex. `cotations@elevaseo.com`).
2. **Déléguer** cette boîte aux comptes Google de chaque staff (Gmail → Paramètres →
   Comptes → *Déléguer l'accès*). Chacun y accède avec **ses propres identifiants** ;
   Gmail trace qui fait quoi.
3. **Connecter Inbox Zero à la boîte partagée** (une seule connexion) → les règles,
   labels, brouillons et Reply Zero s'appliquent à **tous**.

### Pourquoi ça marche en équipe (état partagé Gmail)
- *« When one person reads an email, it's marked as read for everyone »*
- *« When someone replies, that reply appears in the shared Sent folder immediately »*
- Brouillons IA : *« For standard requests, AI creates drafts that team members
  simply review »* → le staff relit et envoie.

### Conventions d'équipe (recommandées par Inbox Zero)
- *« If you're handling an email, immediately star it and add a label with your
  name »* → évite que deux personnes traitent la même cotation.
- **Inbox Zero Tabs** (extension Gmail) : une **UI en files d'attente** pour que
  l'équipe priorise visuellement (« sans files, une boîte partagée est ingérable »).

> 📌 **Distinction importante** : la *connexion à la mailbox* est unique (déléguée) ;
> le *partage du travail* repose sur l'état partagé de Gmail + les labels/brouillons
> Inbox Zero. Ce n'est pas un produit « multi-sièges sur une inbox » type Front/Missive,
> mais l'IA + la délégation Gmail couvrent le cas cotation/commande.

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## 6. Workflow de bout en bout — une cotation

```
1. Email "demande de devis" arrive sur cotations@elevaseo.com
        │
2. AI Personal Assistant  ──►  Label "Cotation"  +  Reply Zero "To Reply"
        │
3. Draft Email IA  ──►  brouillon d'accusé/réception (demande les specs manquantes)
        │
4. Un staff star l'email + label à son nom, relit le brouillon, met le prix, envoie
        │
5. Thread passe en "Awaiting Reply" (on attend la validation client)
        │
6. Pas de réponse après X jours  ──►  Nudge propose une relance
        │
7. Validation client  ──►  "Mark Done"  (+ règle Forward facture au comptable)
```

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## 7. Mise en place pas-à-pas

1. **Connecter la boîte** (déléguée) à Inbox Zero.
2. Renseigner le **contexte « About you »** (activité, délais, ton, conditions).
3. Créer les **règles de tri** du §3 (via AI Chat ou *Manually add rule*).
4. Ajouter les **actions `Draft Email`** du §4 sur les règles Cotation/Commande.
5. Activer **Reply Zero** (labels `To Reply` / `Awaiting Reply`).
6. Mettre les newsletters en **Digest**.
7. Installer **Inbox Zero Tabs** (Gmail) pour la vue en files d'équipe.
8. (Option) Brancher **Slack/Telegram** pour piloter l'assistant et recevoir le digest.
9. **Tester** chaque règle (onglet *Test*) et corriger via *History → Fix*.

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## 8. Limites & points d'attention

- **Pas de multi-sièges natif** sur une inbox → on passe par la **délégation Gmail**.
- Les **envois automatiques** (`Reply`/`Send Email`) sont risqués pour des prix →
  privilégier **`Draft Email`** (relecture humaine) sur les cotations.
- La qualité des brouillons dépend du **contexte « About you »** : à soigner.
- Coordination d'équipe = **conventions** (star + label nominatif) + **Tabs**, pas un
  système d'assignation natif.
- **Auto-Draft** peut être désactivé selon la config self-hosted
  (`NEXT_PUBLIC_AUTO_DRAFT_DISABLED`) — à vérifier sur l'instance.

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## Sources (doc officielle)

- [Introduction](https://docs.getinboxzero.com/introduction)
- [AI Personal Assistant](https://docs.getinboxzero.com/essentials/email-ai-personal-assistant)
- [Reply Zero](https://docs.getinboxzero.com/essentials/reply-zero)
- [AI Chat](https://docs.getinboxzero.com/essentials/ai-chat)
- [Email Digest](https://docs.getinboxzero.com/essentials/email-digest)
- [Inbox Zero Tabs](https://docs.getinboxzero.com/essentials/inbox-zero-tabs-extension)
- [Calendar Integration](https://docs.getinboxzero.com/essentials/calendar-integration)
- [Delayed Actions](https://docs.getinboxzero.com/essentials/delayed-actions)
- [Blog — Collaborative vs Delegated Inbox](https://www.getinboxzero.com/blog/post/collaborative-inbox-vs-delegated-inbox)
- [Blog — Shared Mailbox Management Best Practices](https://www.getinboxzero.com/blog/post/shared-mailbox-management-best-practices)